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naturalmente brevi: abstract ed executive summary

Scrittura breve: se ne parla molto da quando il web è con noi, e ancora di più da quando gli sms si sono affermati come una delle forme di comunicazione più diffuse. Ci stiamo abituando a concentrare i nostri messaggi in pochi caratteri, poche battute, e a leggerli di corsa, rispondendo al volo. Non sempre con esiti disastrosi per la lingua: gli sms possono portare verso gli altri anche messaggi poetici, versi leggeri.

L'abitudine a scrivere testi brevi e concentrati ci torna però utile anche quando lavoriamo. Perché in un mondo in cui tutti vanno, lavorano e leggono di corsa, corredare i documenti e le pagine web di testi che ne sintetizzano con efficacia il contenuto diventa indispensabile.
E così abstract, executive summary, riassunti, schede sintetiche sono il complemento o l'introduzione di documenti lunghi e complessi.

Una maestra della scrittura professionale come Annamaria Testa così scrive nel suo manuale Farsi capire: "Considerate che gran parte dei testi migliora quando gli date una sforbiciata", e suggerisce due strategie per farlo: la forbice o il colino. Con la forbice vi limitate a tagliare, togliando incisi e parole di troppo, col colino riscrivete "filtrando" solo i contenuti più importanti.

L'executive summary - lo dice la parola stessa - è un riassunto elaborato apposta per manager frettolosi, che hanno bisogno di farsi un'idea di un documento lungo, senza perderci troppo tempo.
Rispetto all'abstract, spesso introduce il documento, ne diventa il primo capitolo. Non è necessariamente cortissimo: dipende dal documento che riassume. Se il documento è di molte centinaia di pagine può essere anche di cinque o sei pagine. I sacri testi dei business writer statunitensi consigliano di scrivere un executive summary non più lungo del 10% del documento. Mi sembra ragionevole.
Del resto, è opportuno ricorrervi in tutti i documenti di una certa lunghezza e complessità: ricerche, libri bianchi, business plan, offerte.
L'executive summary concentra e riassume il documento, ma ne conserva la sequenza e la struttura. Questo perché deve costituire una sorta di "mappa", di cornice concettuale, per permettere a chi legge di avere subito un'idea del contenuto, e poi procedere con facilità sia a una lettura trasversale e veloce, sia a saltare direttamente al punto o al capitolo che gli interessa.
Ma l'executive summary non è solo un riassunto: deve fornire indicazioni concrete su come affrontare un problema, suggerire linee di intervento, spingere all'azione, convincere della opportunità di una politica. Ha quindi anche una funzione persuasiva.
Per questo, può essere organizzato così:

1. obiettivi del documento/ricerca
2. metodologie adottate
3. risultati/scoperte
4. conclusioni, suggerimenti, indicazioni.

L'executive summary è la prima cosa che si legge, ma l'ultima che si scrive. E' anche una buona opportunità per verificare la coerenza e la "tenuta" dell'intero documento: se riusciamo a ridurlo a un decimo senza problemi, solo condensando, senza aggiungere altro, vuol dire che funziona.
Il linguaggio deve essere più piano e divulgativo di quello del documento, senza gerghi e tecnicismi. L'executive summary, infatti, viene quasi sempre letto da manager che non necessariamente padroneggiano tutti i dettagli della soluzione proposta: l'amministratore delegato in un'azienda di informatica non è sempre un informatico, e così i componenti di una commissione che deve assegnare un contratto. Però sono loro a prendere le decisioni.
E' importante che l'executive summary sia il più chiaro possibile, e la lettura agevole. Anche per questo lo stile deve essere asciutto e professionale, ma non brusco. Anzi, è importante curare i connettivi e i passaggi tra una frase e l'altra (quindi, inoltre, di conseguenza, infine) e il ritmo complessivo, alternando frasi lunghe e brevi. Sempre per questo è opportuno sciogliere acronimi e sigle e limitarsi a poche cifre, quelle essenziali.
Naturalmente valgono anche qui le regole di una buona formattazione: font chiaro, "qualche" bold, impaginazione preferibilmente a sinistra, resistendo alla tentazione del corsivo che, notoriamente, è bene usare solo per singole parole o brevi frasi.
Se il documento è davvero molto lungo, i punti qualificanti e principali possono essere anche riassunti in un box alla fine di ogni capitolo, rigorosamente come elenco puntato, e sotto un titolo quale Key Point, In breve, Per riassumere.

L'abstract è sempre corto, anche nel caso di documenti molto lunghi. 250-300 parole, che equivalgono a una mezza cartella. Adatto soprattutto per relazioni a convegni, ricerche, articoli scientifici, ha l'obiettivo di convincere il lettore ad andare al convegno, a fare una ricerca bibliografica per trovare il documento originale, a pagare per scaricare l'articolo da internet. Anche l'abstract, quindi, non ha la pretesa di dire tutto, ma di dare indicazioni precise sul contenuto.
Rispetto al'executive summary, l'abstract viene generalmente letto da specialisti, colleghi di chi ha scritto il documento. Il linguaggio può quindi essere "per addetti ai lavori", pur nella chiarezza complessiva.
La sintassi è piana, lo stile asciutto.
La prima frase deve annunciare il tema, una sorta di abstract dell'abstract, il tempo verbale normalmente usato è l'indicativo presente.