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La scaletta è il primo passo verso la costruzione di un testo, anzi è "il progetto" di un testo. O di un ipertesto. Ognuno ha i suoi metodi: scarabocchiarla sui margini di un foglio, fare un elenco numerato dei temi o degli argomenti, disegnare una mappa.
Microsoft Word ha una funzione che può aiutarci moltissimo nella costruzione della nostra scaletta, ma che molti di noi non sanno usare: la Struttura o Outliner. Ecco una piccola guida, tratta dalle dispense di Umberto Santucci.

L'outliner: uno strumento per le vostre scalette

Tutti sanno usare un word processor in generale, Microsoft Word in particolare. Ma in genere lo usano come una macchina da scrivere virtuale, con la visualizzazione normale o layout. Pochi conoscono e usano la visualizzazione struttura (che per brevità chiamerò con il termine inglese outliner) come strumento per organizzare il proprio pensiero e di conseguenza i propri testi.

Cos'è l'outliner

L’outliner è un potente strumento di organizzazione di un testo, anche molto complesso.
Permette di definire gli argomenti generali (capitoli) e quelli particolari (paragrafi), di spostarli e organizzarli come si vuole, di visualizzare il testo comprimendolo o espandendolo dal livello generale a tutti i livelli.
Con Word si può scrivere un testo e poi organizzarlo con l’outliner, oppure si può partire dalla sua organizzazione con l’outliner e scrivere man mano le varie parti. Ci si può limitare alla scaletta o gestire in modo dinamico tutto il testo, o un insieme di testi.

Attivare l'outliner

Con Word si può attivare l’outliner con l’icona o con il menu. L’icona fa parte delle quattro piccole icone in basso a sinistra, ed è la quarta da sinistra. Il menu da aprire è Visualizzazione, e il comando è Struttura.
Le altre modalità sono:

Normale = visualizza la pagina per scrivere il testo; non fa vedere eventuali immagini, intestazioni e piè di pagina.

Layout web = fa vedere come si presenta un documento visto da un browser web; le righe hanno una lunghezza diversa da quella del layout da stampa.

Layout di stampa = mostra l’aspetto della pagina come verrà stampata.

Struttura (o outline) = mostra l’organizzazione gerarchica del documento, e aggiunge una barra degli strumenti per organizzare il documento.

Gerarchia

Icone con frecce orizzontali <>
Muovere i testi con le frecce orizzontali significa spostarli gerarchicamente da un livello all’altro. La freccia di sinistra alza il livello (più generale), la freccia di destra lo abbassa (più particolare). La doppia freccia serve per scrivere il testo del paragrafo di un livello qualsiasi.

Ipertesto - mappa, orario grafico
I livelli gerarchici servono per dare una struttura ipertestuale al proprio documento, e cioè un modo di leggerlo per tavole sinottiche (menu) da cui si accede agli argomenti specifici. E’ come consultare una mappa, o la sintesi grafica dell’orario ferroviario, da cui si sceglie con un colpo d’occhio la città desiderata, e poi si va alla pagina relativa.

Internet (WWW)
L’ipertesto è la struttura della rete delle reti (World Wide Web), perché da un menu si va nei relativi argomenti sparsi in ogni parte del mondo.

Sequenza

Icone con frecce verticali ^ v
Muovere i testi con le frecce verticali significa spostarli prima o dopo nella sequenza che vogliamo dare al nostro testo.

Racconto – viaggio, linea ferroviaria
Il lettore è guidato lungo un percorso di lettura che prevede un inizio, uno sviluppo, un momento culminante e una fine. Il racconto può seguire un filo cronologico, o può avanzare per flashback.
Il lettore non ha una mappa, ma viaggia lungo una linea ferroviaria che lo porta da un punto all’altro.

Documento master

In un testo complesso si può creare un documento master (sommario) che gestisce i vari capitoli (sottodocumenti).

Sottodocumenti

I sottodocumenti sono salvati come files indipendenti e gestiti dal documento master. Possono essere protetti da scrittura e possono essere visualizzati direttamente dal documento master.

I comandi

Freccia orizzontale verso sinistra = alza di un livello

Freccia orizzontale verso destra = abbassa di un livello

Doppia freccia verso destra = livello normale (body text)

Freccia verticale in alto ^ = sposta un testo più su

Freccia verticale in basso v = sposta un testo più giù

Icona con + = espande un testo nascosto

Icona con - = nasconde il sottolivello del testo selezionato

Icona con 1 = mostra solo i primi livelli (serve per vedere in modo sintetico solo gli argomenti generali o i capitoli)

Icona con 2 = mostra solo i primi due livelli (serve per vedere in modo sintetico solo capitoli e paragrafi principali)

Icona con 3, ecc. = mostra solo i livelli che arrivano al numero dell’icona

Icona con Tutti = mostra il testo completo

Icona con quattro linee = mostra tutto il testo o solo la prima riga di ogni paragrafo

Icona con A/A = mostra o nasconde la formattazione

Le icone che seguono servono a gestire documento master e sottodocumenti.

Formattazione

Quando si lavora in modalità Struttura (outliner) non ci dobbiamo preoccupare dell’aspetto di ciò che scriviamo. Non dobbiamo perdere tempo a cambiare i caratteri. Ci penseremo dopo. Dobbiamo pensare solo a scrivere e organizzare il nostro lavoro, muovendoci da argomenti generali ad argomenti particolari.

L’outliner non serve per formattare, ma solo per organizzare il documento. La formattazione si fa con Formato/Stili. Il pulsante A/A mostra la formattazione di default o il testo sformattato.

L’outliner allinea i testi facendoli rientrare sempre più a destra man mano che si scende di livello. Anche questa è una visualizzazione logica, ma non corrisponde all’aspetto che il documento avrà in stampa. Per vedere questo, va attivata la visualizzazione Layout (menu a discesa o terza icona in basso a sinistra).

Numerazione

Capitoli e paragrafi possono essere numerati gerarchicamente con il comando di numerazione nel menu Formato.

Protezione testi

I blocchi di testo o i capitoli salvati come sottodocumenti possono essere protetti da scrittura o se ne può permettere l’accesso solo con password. Queste protezioni servono se si vuole far leggere un testo ma non si vuole farlo modificare, o se si vuole far leggere solo parte di un testo.

Stampa

E’ possibile stampare tutto il documento o solo alcuni livelli, selezionandoli con le icone numerate e con le icone + e -.

Trasferimento su Power Point

Se si apre un documento word con Power Point, ogni primo livello viene interpretato come una nuova slide.

Segnalibri e hyperlink

E’ possibile creare una struttura ipertestuale collegando una parola o una frase con un paragrafo dello stesso testo, con un sottodocumento, con un altro file che risiede nello stesso computer o in un computer diverso, o con un sito internet. Il collegamento si fa selezionando la parola e attivando dal menu Inserisci il comando “Collegamento ipertestuale” (o “Hyperlink”). Se la destinazione è un paragrafo del testo, va contrassegnata con Inserisci/Segnalibro.

Umberto Santucci, fa parte dello staff di Amicucci Formazione e tiene corsi on line per Garamond (società specializzata in corsi web per insegnanti), è titolare della cattedra di Comunicazione Multimediale Interattiva presso l'Accademia Internazionale dell'Immagine dell'Aquila, insegna nel Master di Comunicazione d'Impresa dell'Università di San Marino e della Scuola di Management Luiss, e in altri corsi per istituti di formazione.
Il suo sito: www.umbertosantucci.it

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