al lavoro!

revisioni e versioni
funzioni nascoste e preziose di word
di Alessandra Salvaggio

In questo articolo vorrei presentare due strumenti di Word e Writer di OpenOffice.org poco conosciuti, ma che possono essere molto utili: si tratta delle revisioni e delle versioni.
Molti ignorano addirittura l'esistenza di questi strumenti, oppure pensano che siano utili solo a chi scrive nell'ambito di un gruppo di lavoro, ma anche lo “scrittore solitario” può trarne grande vantaggio.

Vi ricordate quando facevamo i temi a scuola? Sul foglio di brutta, scrivevamo, cancellavamo, riscrivevamo, aggiungevamo, tagliavamo, recuperavamo un pezzo cancellato… fino alla versione definitiva che copiavamo in bella.
Su quel foglio di brutta c'era una stratificazione di pensieri e parole che potevano raccontare la storia di quel testo, potevano dirci come eravamo arrivati alla versione definitiva. Se avevamo depennato qualcosa, ma poi ci sembrava utile, potevamo sempre recuperarlo, nulla era perduto.

Pensate come sarebbe utile poter ricostruire la storia dei nostri scritti. Chi scrive per mestiere sa che un testo nasce poco per volta, con riletture e correzioni stratificate.
Certo, ci sono delle giornate in cui ci sentiamo “illuminati”, capaci, quasi per magia, di scrivere fiumi di parole, di trasformare in frasi scorrevoli i nostri pensieri, ma non è sempre così, anzi. Molte volte buttiamo giù le nostre idee, poi le rileggiamo, cambiamo qualcosa, poi torniamo a rileggerle e cambiamo qualcos'altro o non siamo del tutto sicuri di come cambiare o ci sembra che come era prima suonava meglio: già, ma come era prima? Quando cancelliamo qualcosa al computer, la perdiamo (a meno che non sia una modifica appena effettuata e ci basta fare Annulla per recuperarla). Come possiamo fare, allora?

Le revisioni e le versioni ci vengono in aiuto, perché ci permettono di tenere traccia di tutto quello che facciamo. Non è detto che una modifica fatta da noi debba necessariamente essere ben fatta e azzeccata. La possibilità di vedere la storia di un documento ci aiuta molto, anche se non lavoriamo in team.

Le revisioni e le versioni sono molto utili, a patto di utilizzarle bene e con parsimonia.
Vi racconto come faccio io. Innanzi tutto, stendo tutto il testo, ne creo una sorta di "versione zero", senza usare le revisioni.
Una volta pronta una versione di massima, attivo le revisioni (con Word XP scegliete Strumenti > Revisioni ). A questo punto, ogni modifica effettuata appare evidenziata in rosso e marcata a bordo pagina. Passando con il mouse su una revisione, potremo vedere la data e l'ora in cui abbiamo effettuato quella modifica. In questo modo, potremo tenere traccia di tutte le modifiche che abbiamo effettuato in un documento.

A qualcuno potrebbe apparire un po' confusa la pagina con le revisioni e potrebbe trovare scomodo lavorare in questo modo. Anche per queste persone esiste una soluzione. Invece di usare lo strumento Revisioni, potete ricorrere alle Versioni. Ecco come fare.

Scrivete prima una versione zero del vostro documento. Quando siete pronti a correggerlo, scegliete File > Versioni. Word vi mostra la finestra Versioni:

Premete Salva versione. Word visualizzerà la finestra Salva versione, nella quale poterete inserire un commento per la versione che state salvando.

Word vi permette anche di creare una nuova versione ogni volta che salvate il lavoro (basta spuntare l'opzione Salva automaticamente una versione in chiusura nella finestra Versioni della Figura 1 ), ma forse è un po' eccessivo, anche perché è buona norma salvare molto spesso il proprio lavoro.

La cosa migliore è salvare una versione ogni volta che si apporta qualche modifica sostanziosa, come il cambiamento di qualche frase, aggiunte o cancellazioni “corpose”.

Quando aprite un file “versionato”, Word apre sempre la versione più recente, ma potete, in ogni momento, aprire una versione precedente. Basta scegliere File > Versioni e, dalla finestra Versioni, selezionare la versione che volete vedere.

Word vi mostra la versione che avete scelto e la più recente in due finestre affiancate.

Quando avete una versione aperta, potete salvarla come file autonomo.

Visto che è così facile, è meglio non perdere la storia di un documento.