Noi URP - Il mestiere di scrivere"

appunti

Noi "Uffici Relazioni con il Pubblico"
di Vincenzo Cimino

L'obiettivo degli URP: comunicare
Comunicare via e-mail
Comunicare sul web

L'obiettivo degli URP: comunicare
Una legge del 1993 ha imposto la nostra creazione ma, come spesso capita, c'è voluto del tempo per nascere veramente.
E non è stato semplice crescere, essere metabolizzati dalle nostre strutture e dai colleghi: non per cattiveria, è che … non si capiva bene cosa dovessimo fare.
Ma poi abbiamo scoperto la nostra vocazione: comunicare. Comunicare con qualsiasi mezzo e con tutti, all'interno, all'esterno, con semplici cittadini, società o enti.

Individuato l'obiettivo si è trattato di conseguirlo. E subito ci siamo impegnati a disimparare. Sì, proprio così: disimparare.
Disimparare anni di "amministrativese", con i suoi "Spett.le Società", "si significa che", "distinti saluti", decisamente fuori luogo nel nostro nuovo ruolo (e, a dirla tutta, anche nel vecchio).
Riconquistato il linguaggio degli anni belli del liceo, e riaperta la mente alla fantasia, ci siamo messi a lavorare sul serio.

E allora, piazzato un computer su ogni scrivania, abbiamo cominciato a giocare. Giocare con byte, html, server, colori, grafica.
E sì, perché abbiamo capito subito che carta, inchiostro e francobolli avevano fatto il loro tempo: la comunicazione, ora, corre sul filo. Si tratta solo di scegliere gli strumenti.

Comunicare via e-mail
La prima scoperta è stata l'e-mail. Sarà stata la chiocciolina ad attrarci … fatto sta che, appena trovato un provider, entusiasti ci siamo lanciati nel mondo della "cibercomunicazione".
Ma se attrazione è stata, è stata sicuramente fatale: i primi tempi ricevevamo due e-mail al giorno, dopo sei mesi eravamo sommersi da decine di messaggi di chi chiedeva le cose più varie.
E comunque ormai il guaio era fatto: non si poteva più tornare indietro. Però dovevamo darci delle regole per fronteggiare il nostro affezionato e sempre più numeroso pubblico.

LA PRIMA REGOLA È: RISPONDERE. SEMPRE.
Niente è più irritante di chi invita a scrivere e poi non risponde: è un po' come tradire. E anche se si dovesse ritardare, si risponde comunque, scusandosi per il ritardo.

LA SECONDA REGOLA È: RISPONDERE CON QUALCOSA DI UTILE. POSSIBILMENTE.
Noi ci impegniamo, ma a volte non è possibile. Purtroppo, o per fortuna, l'e-mail è ancora considerata a metà strada fra formale e informale e, quindi, possiamo utilizzarla entro certi limiti.
Chi vuole un parere su importanti e innovative questioni curate dal nostro istituto dovrà chiederlo formalmente e il nostro istituto, altrettanto formalmente, risponderà. Con tanto di raccomandata e firma autografa del presidente.

LA TERZA REGOLA È: FARE IN MODO DI NON RICEVERE E-MAIL. MAI PIÙ.
Non è un'agitazione sindacale o che ci siamo stancati di lavorare. E' solo che se tanti scrivono per domandare qualcosa, forse, è perché non svolgiamo bene il nostro lavoro, che è quello di informare. E siccome chi manda e-mail è spesso un assiduo navigatore, è sul nostro sito che dobbiamo trovare la soluzione affinché nessuno si prenda più la briga di scrivere (e noi quella di rispondere) per avere informazioni che potrebbero essere a portata di clic.

Comunicare sul web
E' vero, i nostri siti godono di una rendita di posizione: non dobbiamo vendere nulla o convincere nessuno, diamo solo informazioni che servono a molti e che, spesso, abbiamo solo noi. Quasi un monopolio.
E' il nostro punto di forza. Ma non facciamone la nostra debolezza: se non curiamo il nostro sito, lo rendiamo ricco e facilmente utilizzabile, diventerà ben presto inutile … e inutilizzato.
E allora sotto con libri, corsi, siti specializzati. Rispolveriamo il nostro inglese per andare incontro ai guru del web writing: De Kerchove, Nielsen (che non è quello dei piatti), Landow.

Ma, soprattutto, riscopriamo logica e razionalità, buonsenso e capacità di immedesimarci in chi visita il sito alla ricerca di qualcosa. E facciamo in modo che quel qualcosa lo trovi, e nel modo più semplice.
E non bisogna sottovalutare i contenuti, perché internet ha portato una ventata di serietà: si va al sodo, i giochini non piacciono più a nessuno, fanno solo perdere tempo.
E allora inseriamo tutto quel che serve a chi opera nel nostro settore. Soprattutto, mettiamo dentro i nostri documenti, magari ordinati per materia: perché ci sarà sempre un sito dove trovare una legge, ma difficilmente ci si troverà una nostra comunicazione.

* * *

Questo è il nostro lavoro e queste le regole che ci siamo dati, frutto della nostra (poca) esperienza e del nostro (tanto) entusiasmo.
Però non siamo affezionati a nessuna di esse. E se scoprissimo che sono sbagliate, le abbandoneremmo. Subito. E senza rimpianti.

E' proprio questo il bello: quello che funzionava ieri potrebbe non funzionare oggi e potrebbe funzionare nuovamente domani, nella continua ricerca di un equilibrio dove si possa esplicare la sottile e impalpabile arte di comunicare con gli altri.

da Vincenzo Cimino:
Laureato in giurisprudenza, lavoro da 13 anni in un'autorità amministrativa indipendente. Parecchi di questi anni li ho trascorsi a fare l'"operativo", ad occuparmi cioè di "competenze istituzionali". Da poco, lavoro nell'Ufficio Relazioni con il Pubblico. Per adesso mi sto occupando soprattutto di "imparare". E se qualcuno avesse la mia stessa occupazione, sarebbe bello conoscerci: così impariamo insieme.

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